PMBOK مديريت‌ پروژه و استاندارد

امتیاز کاربران

        دامنه‌ي عملياتي پروژه‌ها و اِعمال مديريت بر آنها، بازه‌اي وسيع‌تر از محدوده‌ي خود پروژه را دربردارد. سازمان اجراي پروژه، معمولاً به‌عنوان بخشي از سازمان‌ها، شركت‌ها و موسسات دولتي و خصوصي مطرح‌است. ساختارِ سازمان‌اجرايي پروژه‌ها، اغلب متاثر از اقتضاء و محدوديت‌هاي استفاده از منابع‌كاري در آنها هستند.

ادامه مطلب: PMBOK مديريت‌ پروژه و استاندارد

اهمیت استراتژیک مدیریت پروژه سازمانی

امتیاز کاربران

بسیاری از دفاتر مدیریت پروژه (PMO) به دلیل آنکه بر پایه ی بخش ها یا قسمت ها و نه تمام سازمان پایه گذاری شده اند در تعیین اولویت های استراتژیک خود موفق نمی باشند. که این امر منجر به کاهش گستره ی اثرگذاری آن ها شده و حمایت شرکت را محدود می نماید. تحقیقات نشان می دهد که دفاتر مدیریت پروژه در سطح استراتژیک سازمانی به نسبت سطح بخش ها اثر گذار تر هستند.

بر طبق نتایج یک تحقیق 57 درصد مصاحبه شوندگان سازمان بیان کردند که تمام سطوح سازمان جهت های حرکت دفتر مدیریت پروژه را شامل نمی شوند. گرچه 60 درصد از آن هایی که دفتر مدیریت پروژه را سرپرستی می کردند نظری خلاف این امر داشتند. این نتایج حاکی از آن است که دفاتر مدیریت پروژه در حیطه ی کاری خود بسیار کارآمد می باشند در حالی که خارج از حوزه ی نفوذ قادر به اثر گذاری موثر نمی باشند. بنا بر این این نوع دفاتر قادر به تاثیر گذاری روی کل سازمان نمی باشند.

بررسی دفاتر سنتی مدیریت پروژه (PMO) در مقایسه با نمونه ی به روز و گسترده تر آن ها که سطح کل سازمان یا تشکیلات اقتصادی را شامل می شود به درک کامل تری از مسئله و نزدیک شدن به دفتری در سطح کل سازمان کمک می نماید.

دفتر سنتی مدیریت پروژه (PMO)

اغلب دفاتر مدیریت پروژه سنتی در قسمتی از سازمان خود قرار گرفته اند. این نوع دفاتر عموما به بخش های IT و یا مهندسی واگذار می شوند. از آن جا که ای گونه دفاتر برای تحت شعاع قرار دادن کل سازمان تدوین نگشته اند لذا تلاش دائمی آن ها حفظ جهت استراتژیک تبیین شده برای آن ها می باشد. این مسئله از آن جهت است که بیش تر دفاتر آغاز به کاری با خط مشیی در جهت غالب افراد داشته اند. آن ها معمولا با فرد یا گروهی از افراد که نیازی به اعمال کنترل بیشتری بر سبدهای پروژه می دیدند آغاز به کار کرده اند. این امر باوجود اینکه بر پایه قصد مناسبی ایجاد شده ولی منجر به کاهش هدایت و کنترل مدیریت می گردد.

طبق تحقیقات، تلاش های اولیه ی دفتر مدیریت پروژه معمولا شامل ارائه هایی در جهت بهبود آگاهی های بخش و تدارک آموزش هایی برای تیم مدیریت به منظور تضمین درک آن ها می گشت. عموما این دفاتر به موفقیت هایی در حیطه ی کاری قسمت یا بخش خود می رسیدند.

موفقیت این دفاتر هنگامی که قادر به دریافت هزینه یا کمک مالی (sponsorship) برای کارهای اجرایی شان بودند افزایش می یافت. در حقیقت تحقیقات لزوم این امر را حیاتی نشان داده و فقدان آن را یکی از علل حیاتی در شکست دفاتر مدیریت پروژه بر می شمرند.

دفتر مدیریت پروژه ی سازمانی (Enterprise PMO)

تحول بعدی دفتر مدیریت پروژه هنگامی روی می دهد که وارد بخش سازمانی کسب و کار می شود. این امر به دفاتر کمک می کند تا از این امر اطمینان حاصل کنند که تمامی پروژه ها بر مبنای استراتژی چینش شده برای رسیدن به اهداف سازمان حرکت می کنند. چنین دفاتری بیش تر مستعد دریافت کمک مالی برای کارهای اجرایی می باشند. پس از این توضیحات نتیجه می گردد که مدیریت پروژه ها باید بر مبنای استراتژی های سازمانی و نه استراتژی بخش ها باشد.

مدیر ارشد تیم می تواند با مقید کردن تمامی تیم های پروژه به قبول فرآیندها، ابزار ها و قالب های دفتر مدیریت پروژه ی سازمانی به ایجاد و تشریح نوعی تعهد در سازمان بپردازد. این دفتر باید از جهت گیری تمامی پروژه ها در راستای استراتژی های سازمان اطمینان حاصل نماید. مسئولان اجرایی ارشد افرادی هستند که بیشترین درک را از چگونگی تاثیر این دفتر بر سازمان به عنوان یک کل و همچنین هر یک از بخش ها و مشتریان آن ها دارند.

در برخی سازمان ها دفتر مدیریت پروژه سازمانی اقدام به نظارت و سرکشی به مدیریت پروژه های مرتبط از لحاظ استراتژیک می نماید. در سازمان های بزرگ تر این دفتر دارای دفاتر مدیریت پروژه ی مختلفی (PMO) که مستقیما به آن گزارش می دهند خواهند بود. این مسئله EPMO را قادر می سازد تا بر طبق برنامه ی استراتژیک سازمان اقدام به تنظیم پروژه های بخش های مختلف و پروژه های سازمانی و مدیریت تقدم پروژه ها و تخصیص منابع نماید. شکل زیر نمونه ای از ساختار EPM را نمایش می دهد.

Pic01

اقتباس از: pmhut.com

فرستاده شده توسط: ایمان ناطقی

مفاهیم مدیریت پروژه، بخش اول

امتیاز کاربران

مدیریت پروژه چیست؟

مدیریت پروژه بکارگیری دانش، مهارت ها، ابزارها،و تکنیک ها در اداره فعالیت ها، بمنظور رفع نیازها و انتظارات متولیان پروژه می باشد.

ادامه مطلب: مفاهیم مدیریت پروژه، بخش اول

مذاکره در پروژه ها

امتیاز کاربران

يکي از مهم ترين مراحل در چرخه ی عمر قرارداد، مذاکره مي ‏باشد. مرحله ‏اي که همه کارهاي مقدماتي جهت تحقق قرارداد انجام مي ‏گيرد. هدف از انجام اين کار، ارائه ی مدارک جهت تعيين روابط بين طرفين قرارداد مي ‏باشد. اين مدارک عنوان هاي مختلفي مانند توافق‏نامه، قرارداد، مجوز و ... دارند.


 

 

يکي از مهم ترين مراحل در چرخه ی عمر قرارداد، مذاکره مي‏ باشد. مرحله ‏اي که همه ی کارهاي مقدماتي جهت تحقق قرارداد انجام مي ‏گيرد. هدف از انجام اين کار، ارائه ی مدارک جهت تعيين روابط بين طرفين قرارداد مي‏ باشد. اين مدارک عنوان هاي مختلفي مانند توافق‏نامه، قرارداد، مجوز و ... دارند.

کسب مهارت در هنر مذاکره، نيازمند سال ها تجربه و تمرين است. مهارت در مذاکره، محور مديريت هر پروژه ‏اي مي ‏باشد. هر تصميمي در مورد هر يک از مشکلات پروژه، نيازمند مذاکره است تا پروژه را تا حد امکان به برنامه اصلي آن نزديک نمايد. مشکلات و تفاوت سليقه ‏هايي که روي بودجه، زمانبندي و حتي روحيه تيمي اثر مي‏ گذارند، از جمله موارد قابل مذاکره در پروژه هستند. ميز مذاکره در پروژه داراي سه طرف مي‏ باشد:

  •  مشتري سعي دارد که بدون در نظر گرفتن واقعيات، هزينه و زمان را کاهش دهد. 
  •  اعضاي تيم پروژه 
  •  مرد مياني که همان مدير پروژه مي ‏باشد.

مدير پروژه بايد علاوه بر کنترل زمان و هزينه‏ ها، روي اعضاي تيم پروژه کار کند تا طبق زمانبندي تعيين شده، عمل نموده دستمزد معمولي را بپذيرند و با مشکلات کنار بيايند. قبل از شروع مذاکره بايد تعيين شود که چه چيزي قرار است به روي ميز مذاکره برده شود. فرآيند مذاکره راهي براي رسيدن به مصالحه و يا سازش است. هدف مدير پروژه در مذاکره، تعيين قيمت هاي واقعي، دريافت هاي به موقع، منابع کافي و مناسب، زمان تحويل هاي مناسب و يا توافقاتي است که منجر به موفقيت پروژه مي‏ گردد.
روحيه ی مثبت و بالا، اعتماد به نفس بالا و متعهد بودن مدير پروژه، اعضاي تيم را تشويق مي‏ کند که دستورات مديريت را با جان و دل پذيرا باشند. اما اگر اختلاف نظري بين کارفرما، مدير پروژه و يا اعضاي تيم وجود داشته باشد، بايد قبل از اقدام به هر عملي، مذاکره صورت پذيرد.
در زير برخي از مواردي که از مدير پروژه خواسته مي‏ شود و بايد با آن مصالحه نمايد، آمده است:

  •  هزينه‏ ها را کاهش دهيد. مصالحه بر سر تغيير مشخصات پروژه، افزايش بودجه يا تغيير ترتيب انجام کارها خواهد بود. 
  •  خروجي‏ ها را زودتر تحويل دهيد. مصالحه بر سر تغيير مشخصات پروژه، يا استفاده از نيروي کار ارزان تر براي انجام کارها مي ‏باشد. 
  •  فردي را در پروژه اضافه و يا تغيیر دهيد. تيم پروژه، نقش اساسي در موفقيت پروژه دارد. اگر فرد يا افرادي به پروژه تحميل شوند که داراي مهارت ها و يا روحيه مناسب تيمي نباشند، در موقعيت سازماني نامناسب قرار مي‏ گيرند. مصالحه بر سر تغيير زمانبندي يا کيفيت پروژه و يا هر دو خواهد بود. 
  •  محصولي متفاوت با آنچه از ابتدا تعريف شده بود، تحويل دهيد. صاحبان پروژه اغلب در اواسط پروژه، در انتظاراتشان از پروژه تغيير عقيده مي‏دهند. مدير پروژه مي‏تواند در مورد کيفيت مذاکره نمايد. اما در نهايت مصالحه بايد بر سر بودجه، زمانبندي و بسياري موارد ديگر صورت پذيرد. 
  • بودجه تعيين شده را بدون توجه به جزئيات آن نپذيريد. صاحبان پروژه غالباٌ برخوردهايي نظير اين جمله دارند. "اگر بتواني اين کار را با 25000 ريال به جاي 40000 ريال انجام دهي، همين حالا قرارداد را امضا مي‏کنم." مدير پروژه قبل از اينکه بداند بر سر چه مواردي مصالحه کند، نبايد تحت تاثير چنين جملاتي قرار گيرد.

انواع مختلفي از مذاکره وجود دارد که شامل ترکيبي از قدرت، پول، مهارت و پرستيژ مي‏باشد. در هر وضعيتي بايد درباره شيوه برخورد با مذاکره فکر کرد تا ظرفيت مدير در بدست آوردن توافقاتي که لازم دارد زياد شود.
چند تاکتيک اصلي عبارتند از: 
تاکيد بر منافع شخصي همديگر
جاذبه و جذبه
بازي قدرت


حداقل چيزي که بايد بدانيم:

  •  مذاکره مهارتي است که همواره بکار مي‏بريد. (توصيه: کتابهاي متعدد در اين زمينه بخوانيد تا نقاط قوت در کار را ببينيد.) 
  •  شما مي‏توانيد تقريباٌ بر سر هر چيزي در پروژه مثل انتخاب اعضاي بهتر تيم، قيمتهاي پايين‏تر، و يک برنامه زمانبندي مناسبتر و معقول‏تر، مذاکره نماييد. 
  •  قبل از شروع هر گونه مذاکره از نيازمنديها و انگيزه‏هاي هماورد خود مطلع باشيد. 
  •  رسيدن به يک توافق که هر دو طرف در آن برنده باشند، هميشه بر شکست دادن حريف ارجحيت دارد. 
  •  قبل از اينکه بر سر چيزي که علم کاملي در مورد آن نداريد، بخواهيد مذاکره کنيد، يک قدم به عقب برگرديد و اطلاعات بيشتري در مورد آن به دست آوريد.