مذاکره در پروژه ها

امتیاز کاربران
ضعیفعالی 

يکي از مهم ترين مراحل در چرخه ی عمر قرارداد، مذاکره مي ‏باشد. مرحله ‏اي که همه کارهاي مقدماتي جهت تحقق قرارداد انجام مي ‏گيرد. هدف از انجام اين کار، ارائه ی مدارک جهت تعيين روابط بين طرفين قرارداد مي ‏باشد. اين مدارک عنوان هاي مختلفي مانند توافق‏نامه، قرارداد، مجوز و ... دارند.


 

 

يکي از مهم ترين مراحل در چرخه ی عمر قرارداد، مذاکره مي‏ باشد. مرحله ‏اي که همه ی کارهاي مقدماتي جهت تحقق قرارداد انجام مي ‏گيرد. هدف از انجام اين کار، ارائه ی مدارک جهت تعيين روابط بين طرفين قرارداد مي‏ باشد. اين مدارک عنوان هاي مختلفي مانند توافق‏نامه، قرارداد، مجوز و ... دارند.

کسب مهارت در هنر مذاکره، نيازمند سال ها تجربه و تمرين است. مهارت در مذاکره، محور مديريت هر پروژه ‏اي مي ‏باشد. هر تصميمي در مورد هر يک از مشکلات پروژه، نيازمند مذاکره است تا پروژه را تا حد امکان به برنامه اصلي آن نزديک نمايد. مشکلات و تفاوت سليقه ‏هايي که روي بودجه، زمانبندي و حتي روحيه تيمي اثر مي‏ گذارند، از جمله موارد قابل مذاکره در پروژه هستند. ميز مذاکره در پروژه داراي سه طرف مي‏ باشد:

  •  مشتري سعي دارد که بدون در نظر گرفتن واقعيات، هزينه و زمان را کاهش دهد. 
  •  اعضاي تيم پروژه 
  •  مرد مياني که همان مدير پروژه مي ‏باشد.

مدير پروژه بايد علاوه بر کنترل زمان و هزينه‏ ها، روي اعضاي تيم پروژه کار کند تا طبق زمانبندي تعيين شده، عمل نموده دستمزد معمولي را بپذيرند و با مشکلات کنار بيايند. قبل از شروع مذاکره بايد تعيين شود که چه چيزي قرار است به روي ميز مذاکره برده شود. فرآيند مذاکره راهي براي رسيدن به مصالحه و يا سازش است. هدف مدير پروژه در مذاکره، تعيين قيمت هاي واقعي، دريافت هاي به موقع، منابع کافي و مناسب، زمان تحويل هاي مناسب و يا توافقاتي است که منجر به موفقيت پروژه مي‏ گردد.
روحيه ی مثبت و بالا، اعتماد به نفس بالا و متعهد بودن مدير پروژه، اعضاي تيم را تشويق مي‏ کند که دستورات مديريت را با جان و دل پذيرا باشند. اما اگر اختلاف نظري بين کارفرما، مدير پروژه و يا اعضاي تيم وجود داشته باشد، بايد قبل از اقدام به هر عملي، مذاکره صورت پذيرد.
در زير برخي از مواردي که از مدير پروژه خواسته مي‏ شود و بايد با آن مصالحه نمايد، آمده است:

  •  هزينه‏ ها را کاهش دهيد. مصالحه بر سر تغيير مشخصات پروژه، افزايش بودجه يا تغيير ترتيب انجام کارها خواهد بود. 
  •  خروجي‏ ها را زودتر تحويل دهيد. مصالحه بر سر تغيير مشخصات پروژه، يا استفاده از نيروي کار ارزان تر براي انجام کارها مي ‏باشد. 
  •  فردي را در پروژه اضافه و يا تغيیر دهيد. تيم پروژه، نقش اساسي در موفقيت پروژه دارد. اگر فرد يا افرادي به پروژه تحميل شوند که داراي مهارت ها و يا روحيه مناسب تيمي نباشند، در موقعيت سازماني نامناسب قرار مي‏ گيرند. مصالحه بر سر تغيير زمانبندي يا کيفيت پروژه و يا هر دو خواهد بود. 
  •  محصولي متفاوت با آنچه از ابتدا تعريف شده بود، تحويل دهيد. صاحبان پروژه اغلب در اواسط پروژه، در انتظاراتشان از پروژه تغيير عقيده مي‏دهند. مدير پروژه مي‏تواند در مورد کيفيت مذاکره نمايد. اما در نهايت مصالحه بايد بر سر بودجه، زمانبندي و بسياري موارد ديگر صورت پذيرد. 
  • بودجه تعيين شده را بدون توجه به جزئيات آن نپذيريد. صاحبان پروژه غالباٌ برخوردهايي نظير اين جمله دارند. "اگر بتواني اين کار را با 25000 ريال به جاي 40000 ريال انجام دهي، همين حالا قرارداد را امضا مي‏کنم." مدير پروژه قبل از اينکه بداند بر سر چه مواردي مصالحه کند، نبايد تحت تاثير چنين جملاتي قرار گيرد.

انواع مختلفي از مذاکره وجود دارد که شامل ترکيبي از قدرت، پول، مهارت و پرستيژ مي‏باشد. در هر وضعيتي بايد درباره شيوه برخورد با مذاکره فکر کرد تا ظرفيت مدير در بدست آوردن توافقاتي که لازم دارد زياد شود.
چند تاکتيک اصلي عبارتند از: 
تاکيد بر منافع شخصي همديگر
جاذبه و جذبه
بازي قدرت


حداقل چيزي که بايد بدانيم:

  •  مذاکره مهارتي است که همواره بکار مي‏بريد. (توصيه: کتابهاي متعدد در اين زمينه بخوانيد تا نقاط قوت در کار را ببينيد.) 
  •  شما مي‏توانيد تقريباٌ بر سر هر چيزي در پروژه مثل انتخاب اعضاي بهتر تيم، قيمتهاي پايين‏تر، و يک برنامه زمانبندي مناسبتر و معقول‏تر، مذاکره نماييد. 
  •  قبل از شروع هر گونه مذاکره از نيازمنديها و انگيزه‏هاي هماورد خود مطلع باشيد. 
  •  رسيدن به يک توافق که هر دو طرف در آن برنده باشند، هميشه بر شکست دادن حريف ارجحيت دارد. 
  •  قبل از اينکه بر سر چيزي که علم کاملي در مورد آن نداريد، بخواهيد مذاکره کنيد، يک قدم به عقب برگرديد و اطلاعات بيشتري در مورد آن به دست آوريد.

نوشتن دیدگاه


تصویر امنیتی
تصویر امنیتی جدید