مفاهیم مدیریت پروژه، مدیریت محدوده

امتیاز کاربران
ضعیفعالی 

 

مدیریت محدوده پروژه شامل فرآیندهایی است که تضمین می کنند پروژه شامل کارهای مورد نیاز و فقط کارهای موردنیاز برای تکمیل موفق پروژه باشد.

 


 

واژه محدوده در پروژه به دو چیز اطلاق می شود:

 

  • محدوده محصول:شامل ویژگی ها و وظایفی است که در خدمات یا محصول پروژه دیده می شود.
  • محدوده پروژه:شامل کاری است که باید درجهت تحویل محصول با ویژگی ها و وظایف تعیین شده آن انجام شود.

 

که در اینجا مدیریت محدوده پروژه می باشد.  

 

فرآیندهای مدیریت محدوده پروژه

 

فرآیند آغازین

 

فرآیند برنامه ریزی محدوده پروژه

 

فرآیند تعریف محدوده پروژه

 

فرآیند ممیزی محدوده پروژه

 

فرآیند کنترل تغییرات محدوده 

 

فرآیند آغاز

 

در این فرآیند تشخیص داده می شود که آیا پروژه جدیدی باید آغاز شود یا اینکه باید مرحله یا فاز بعدی پروژه فعلی آغاز شود.

 

 ورودی های فرآیند آغاز: 

 

1.شرح محصول: اسناد شرح محصول در جهت جمع آوری ویژگی های محصول یا خدماتی می باشد که پروژه آنها را بوجود می آورد.

 

بسیاری از پروژه ها بصورت انجام کار طی انعقاد قرارداد بین سازمان و پیمانکار انجام می گیرد. تحت چنین شرایطی، شرح اولیه محصول معمولا توسط تحویل گیرنده آن محصول تهیه می شود. همچنانکه پروژه پیش می رود جزئیات بیشتری درباره محصول یا خدمات پروژه حاصل می شود.

 

2.برنامه استراتژیک: از آنجائیکه اهداف استراتژیک سازمان مجری پشتیبان تمام پروژه ها می باشد، بنابراین برای دستیابی به این اهداف باید برنامه استراتژیک در تصمیمات مربوط به پروژه مد نظر قرار گرفته شود.

 

3.معیارهای انتخاب پروژه: معیارهای انتخاب پروژه معمولا با توجه به شرایط مخصول پروژه تعریف می شوند و می توانند طیف وسیعی از ملاحظات مدیریتی را پوشش دهند.

 

4.اطلاعات گذشته: این اطلاعات حاصل از نتایج عملکردها و تصمیمات اتخاذ شده در فازها و مراحل قبلی پروژه می باشند و می توانند در تایید یا بررسی هر مرحله از پروژه مورد استفاده قرار گیرند.

 

خروجی های فرآیند آغاز:

 

1. منشور پروژه: منشوری است که بطور رسمی پروژه را تصویب می کند. منشور پروژه دربرگیرنده موارد زیر است:

 

  • نیاز کسب و کار
  • شرح محصول

 

2.   تعیین/ انتصاب مدیر پروژه: به طور معمول، مدیر پروژه بایستی تا آنجا که ممکن است، در مراحل اولیه راه‌اندازی پروژه تعیین گردد.

 

3.    قیود: عواملی هستند که انتخاب های تیم مدیریت پروژه را محدود می کنند.

 

4.   مفروضات عواملی هستند که در برنامه ریزی، صحیح، واقعی یا قطعی تلقی می شوند. مفروضات بر تمام جنبه های برنامه ریزی پروژه اثر می گذارند.

 

ابزارها و تکنیکهای فرآیند آغاز:

 

1.روش های انتخاب پروژه: روشهای انتخاب پروژه مشتمل بر در نظر گرفتن معیار تصمیم گیری و یک وسیله برای محاسبه ارزش در شرایط عدم اطمینان می باشد. روشهای انتخاب پروژه عموما در یکی از دو دسته کلی زیر جای می گیرند:

 

  • روش های اندازه گیری سود – رویکردهای تطبیقی، مدلهای امتیاز بندی، مشارکت سود یا مدلهای اقتصادی.
  • روش های بهینه سازی محدود – مدلهای ریاضی که از الگوریتمهای برنامه ریزی خطی، غیر خطی، پویا، اعداد صحیح و چند هدفه استفاده میکند.

 

اغلب از این روشها به عنوان مدلهای تصمیم گیری یاد میشود.

 

2.رای صاحب نظران: اغلب جهت ارزیابی ورودی های این فرآیند، رای صاحب نظرانه نیاز خواهد بود. چنین صاحب نظرهایی، از طریق منابع زیر قابل دسترس می باشند:

 

  • بخش های درون سازمانی
  • مشاوران
  • ذی نفعان
  • انجمن های فنی و حرفه ای
  • گروهای صنعت

 

 

 

فرآیند برنامه ریزی محدوده پروژه

 

برنامه ریزی محدوده عبارت است از فرآیند مستند سازی و تفصیل فزآیند کار پروژه که محصول پروژه را تولید می کند.

 

 

 

ورودی های برنامه ریزی محدوده:  

 

 1-شرح محصول: مشخصه های محصول یا خدمتی را که پروژه در ایجاد آنها متعهد گردیده است، مستند می کند. 

 

 2-منشور پروژه:مدرکی است که بطور رسمی یک پروژه را تصویب می کند. 

 

3-قیود:عواملی هستند که اتنخاب های تیم مدیریت پروژه را محدود می کنند. 

 

4-مفروضات: عواملی هستند که در برنامه ریزی، صحیح، واقعی یا قطعی تلقی می شوند.

 

 

 

خروجی های برنامه ریزی محدوده:

 

 1-بیانیه محدوده

 

 1-1- توجیه پروژه

 

 1-2- محصول پروژه

 

 1-3- دستاورد های پروژه

 

 1-4- اهداف پروژه

 

2-تفضیل پشتیبان: تفضیل پشتیبان بیانیه محدوده می بایست به گونه ای سازماندهی شود که استفاده از آن تسهیل در سایر فرآیند های مدیریت پروژه را بهمراه داشته باشد.

 

3-برنامه مدیریت محدوده: این مدرک شرح می دهد که چگونه محدوده مدیریت خواهد شد و چگونه تغییرات محدوده در پروژه یکپارچه خواهند شد.

 

 

 

ابزار ها و تکنیک های برنامه ریزی محدوده: 

 

 1-تحلیل محصول: در بر گیرنده تکنیک هایی مانند تحلیل شکست محصول، مهندسی سیستم ها، مهندسی ارزش، تحلیل ارزش، تحلیل عملکرد و گسترش کارکرد های کیفیت می باشد.

 

  2-تحلیل سود/هزینه: عبارت است از برآورد هزینه ها و سود های ملموس و غیر ملموس گزینه های مختلف محصول و پروژه و سپس بکار گیری مقیاس های مالی مانند نرخ بازگشت سرمایه یا دوره باز پرداخت، به منظور سنجش مطلوبیت مرتبط با گزینه های شناسایی شده.

 

 3-شناسایی گزینه ها: این یک اصطلاح عمومی بای هر تکنیکی است که به منظور خلق رویکرد های مختلف به پروژه، به کار می رود.

 

 4-رای صاحب نظران: اغلب جهت ارزیابی ورودی های این فرآیند، رای صاحب نظرانه نیاز خواهد بود. 

 

 

 

 فرآیند کنترل کلی تغییرات

 

 برای تحقق فرآیند کنترل کلی تغییرات سه عامل زیر باید در نظر گرفته شود: 

 

  1. سودمند بودن تغییرات
  2. اطمینان از رخ دادن تغییر
  3. مدیریت زمان و چگونگی رخ دادن تغییرات

 

ورودی های فرآیند کنترل کلی تغییرات

 

1.برنامه پروژهبرنامه پروژه مبنای اصلی کنترل تغییرات می باشد که قبلا در مورد آن توضیح داده شد.

 

2.گزارشات عملکردگزارشات عملکرد اطلاعات و هشدارهایی را برای تیم پروژه فراهم می کند بطوریکه مشخص می شود چه مشکلاتی در آینده رخ خواهد داد.

 

3.درخواست تغییراتدرخواست تغییرات ممکن است به اشکال مختلفی رخ دهد از جمله شفاهی یا کتبی، مستقیم یا غیر مستقیم، با منشا خارجی یا داخلی.

 

خروجي‌هاي فرايند كنترل كلی تغييرات

 

1.بروزآوري برنامه پروژهبروزآوري برنامه پروژه هر گونه تغيير در محتواي برنامه‌ پروژه  يا جزئيات پشتيباني كننده را شامل مي‌شود

 

2.اقدامات اصلاحيهمانطور كه قبلآ توضيح داده شد اقداماتی هستند که برای انطباق اجرای پروژه با برنامه پروژه انجام می شوند.

 

3.تجربيات حاصل از پروژهعلل ايجاد تغييرات در پروژه  و انجام اقدامات اصلاحی بايد مستند سازي شوند تا بتوان از آنها به عنوان بانك اطلاعاتی در طول اجرای پروژه و در پروژه‌های ديگر استفاده كرد.

 

ابزارها و تكنيك هاي فرآيند كنترل كلی تغييرات

 

1.سيستم كنترل كلی تغييرات

 

سيستم كنترل كلي تغييرات مجموعه روش هاي قابل استناد رسمی مي‌باشد به طوری كه اين سيستم مراحلی را كه در آن مستندات پروژه ممكن است تغيير يابند را تعريف مي‌كند. بسياري از سيستم‌های كنترل تغييرات داراي هئيت كنترل تغييرات (CCB)هستند كه مسؤل تاييد يا رد درخواست تغييرات می‌باشد.تغييرات در پروژه ممكن است به دو صورت پيش بينی شده و پيش بينی نشده باشند.سيستم كنترل تغييرات بايد شامل روش‌هايی باشد تا تغييرات پيش بينی شده كه از قبل تعريف شده‌‌‌‌‌‌اند  بطور خود كار پذيرفته شوند. البته هر دو نوع تغييرات بايد مستند سازی شوند.

 

2.مديريت اعمال تغييرات

 

مديريت اعمال تغييرات روشي مدون برای هدايت و نظارت فنی پروژه مي‌باشد و شامل موارد زير ميشود:

 

    • تعيين و تدوين ويژگي‌های فيزيكی و عملكرد هر فعاليت يا سيستم در پروژه
    • كنترل تغييرات در ويژگي‌هاي هر فعاليت و سيستم در پروژه
    • ثبت و گزارش تغييرات و وضعيت اجرای آنها
    • نظارت بر انجام هر فعاليت و سيستم براي انطباق آنها با نيازهای پروژه

 

3.ارز يابی عملكرد

 

پرکاربرد ترین تكنيك‌ برای ارزيابي عملكرد، روش ارزش بدست آمده (Earned value) است که نشان می دهد آيا فعاليت‌هاي پروژه طبق برنامه پيش بيني شده پيش مي‌روند يا خیر.

 

4.برنامه ريزيی‌های ديگر

 

پروژه‌ ‌ها به ندرت بر طبق برنامه اجرا مي‌شوند.تغييرات آتی ممكن است شامل تخمين هزينه‌های جديد‏‏‏ توالی جديد فعاليت‌ها و ديگر تنظيمات برنامه‌ی پروژه شوند.

 

5.سيستم اطلاعاتی مديريت پروژه

 

 همان طور كه قبلآ توضيح داده شد سيستم‌ اطلاعاتی مديريت پروژه شامل ابزارها و تکنيک هایی می باشد که برای جمع آوری، ادغام وانتشار نتايج ديگر فرآيند های مديريت پروژه مورد استفاده قرار می گيرد.

 

فرستاده شده توسط: مهسا خانمحمدی

 

 

 

 

 

 

 

 

نوشتن دیدگاه


تصویر امنیتی
تصویر امنیتی جدید