مفاهیم مدیریت پروژه، مدیریت یکپارچگی

امتیاز کاربران
ضعیفعالی 

 

پس از تو ضیحاتی که در مورد کلیات پدیریت پروزه داده شد،در بخش های بعدی حوزه های نه گانه مدیریت پروزه به ترتیب مورد بحث قرار می گیرند.

 


 

 

 

مدیریت یکپارچگی پروژه دربرگیرنده ی فرایندهایی است که جهت حصول اطمینان از هماهنگی مناسب عناصر مختلف پروژه مورد نیاز هستند. این حوزه ی دانش متضمن ایجاد موازنه ای بین اهداف رقابتی و گزینه های مورد نیاز برای تحقق یا فراتر رفتن از نیازها و انتظارات ذی نفعان می باشد . اگر چه همه ی فرایندهای مدیریت پروژه تا حدی یکپارچه کننده هستند، فرایندهای تشریح شده در این فصل، اساسا یکپارچه کننده خواهند بود .  مراحل کلی و فر ایندهای اصلی این حوزه به این شکل است:

 

- تکوین برنامه ی پروژه :یکپارچه سازی و هماهنگ نمودن همه ی برنامه های پروژه به منظور ایجاد یک سند با ثبات و جامع
- اجرای برنامه ی پروژه:  از طریق انجام فعالیت های ذکرشده در آن
- کنترل یکپارچه ی تغییرات :هماهنگی تغییرات در سراسر پروژه

این فرایندها با یکدیگر و همچنین با فرایندهای سایر حوزه های دانش تعامل دارند . ممکن است هر فرایند بر مبنای نیاز های پروژه تلاش یک یا تعدادی بیشتر از افراد یا گروه هایی از آنان را دربرداشته باشد . معمولاً هر فرایند حداقل یک بار در هر مرحله ی پروژه به وقوع می پیوندد.

 

اگر چه در اینجا فرایندها به صورت عناصری مجزا با وجوه اشتراک معین نمایش داده شده اند، ممکن است در عمل به شیوه هایی که در اینجا تشریح نشده، هم پوشانی و تعامل داشته باشند . فرایندها، ابزار ها و تکنیک های به کار رفته جهت یکپارچه سازی فرایند های مدیریت پروژه کانون توجه این فصل می باشند . برای مثال هنگام نیاز به یک برآورد هزینه جهت یک برنامه ی اقتضایی یا هنگامی که باید ریسک های گزینه های مختلف تأمین نیروی انسانی شناسایی شوند، مدیریت یکپارچگی پروژه مورد استفاده قرار می گیرد . به هر حال برای اینکه پروژه ای با موفقیت تکمیل شود، باید یکپارچگی در تعدادی از حوزه های دیگر نیز به وجود آید. برای مثال:

 

- کار پروژه باید با عملیات جاری سازمان اجرایی یکپارچه شود.
- محدوده ی محصول و محدوده ی پروژه باید یکپارچه شوند.

 

یکی از تکنیک های مورد استفاده برای یکپارچه سازی فرایندهای مختلف و همین طور برای اندازه گیری عملکرد پروژه در حرکت از آغاز تا پایان تکنیک مدیریت ارزش کسب شده (EVM) می‏باشد.

 

دید کلی از مدیریت یکپارچگی پروژه

 

1- تکوین برنامه مدیریت پروژه

 


تکوین برنامه ی پروژه به منظور ایجاد یک سند با ثبات و جامع که بتواند جهت هدایت اجرای پروژ ه و کنترل پروژه مورد استفاده قرار گیرد، از خروجی های سایر فرایند های برنامه ریزی شامل برنامه ریزی راهبردی استفاده می کند . این فرایند تقریباً همیشه چندین بار تکرار می شود . برای مثال طرح مقدماتی ممکن است شامل منابع کلی مورد نیاز و یک توالی بی تاریخ از فعالیت ها باشد، در حالی که نسخه های بعدی این برنامه شامل منابع مشخص و تاریخ های صریح خواهد بود . محدوده ی کار پروژه فرایندی تکراری است که معمولاً به وسیله ی تیم پروژه با استفاده از ساختار شکست انجام می شود و تیم را قادر می سازد که کل کار پروژه (WBS) کار را ثبت و تجزیه کند . تمام کار تعریف شده باید برنامه ریزی، برآورد و زمان بندی شود و با استفاده از برنامه های تفصیلی کنترل یکپارچه ی مدیریت که گاهی در فرایند مدیریت ارزش کسب شده ها نامیده می شوند، مصوب شود . CAP برنامه های حساب کنترلی یا مجموع تمام این برنامه های کنترل یکپارچه ی مدیریت، کل محدوده ی پروژه را تشکیل می دهد.
برنامه ی پروژه مورد استفاده قرار می گیرد تا:

 

  • اجرای پروژه را هدایت نماید.
  • مفروضات برنامه ریزی پروژه را مستند نماید.
  • تصمیمات برنامه ریزی پروژه را با توجه به گزینه های انتخاب شده مستند نماید.
  • ارتباطات بین ذی نفعان را تسهیل نماید.
  • بازنگری های کلیدی مدیریت مربوط به محتوی، گستره و تناوب زمانی را تعریف نماید.
  • مبنایی برای اندازه گیری پیشرفت و کنترل پروژه فراهم آورد.

 

1-1 ورودی‏های تکوین برنامه مدیریت پروژه

 

1) سایر خروجی های برنامه ریزی: تمام خروجی های فرایند های برنامه ریزی در سایر حوزه های دانش ورودی هایی به تکوین برنامه ی پروژه هستند . سایر خروجی های برنامه ریزی شامل اسناد پایه مثل ساختار شکست کار و همچنی شامل تفصیل پشتیبان می باشند. بسیاری از پروژه ها همچنین به ورودی های خاص حوزه ی کاربردی نیاز خواهند داشت (مثلاً اکثر پروژه های بزرگ به پیش بینی جریان نقدی نیاز خواهند داشت)
2)
اطلاعات گذشته: اطلاعات گذشته ی در دسترس (مثل پایگاه های داده ی برآورد، سوابق عملکرد پروژه ی پیشین) باید در حین سایر فرایند های برنامه ریزی پروژه مورد رجوع قرار گیرند . این اطلاعات همچنین باید در حین تکوین برنامه ی پروژه به منظور کمک به صحت سنجی مفروضات و سنجیدن گزینه هایی که به عنوان بخشی از این فرایند شناسایی می شوند، در دسترس باشند.

 

3) خط مشی های سازمانی: ممکن است که هر یک و همه ی سازمان های درگیر در پروژه، خط مشی های رسمی و غیررسمی داشته باشند که اثرات آنها باید مورد بررسی قرار بگیرد . خط مشی های سازمانی که معمولاً باید مورد بررسی قرار گیرند، شامل موارد زیر بوده ولی به آنها محدود نمی باشد.

 

  • مدیریت کیفیت ممیزی های فرایند، اهداف بهبود مستمر
  • اداره ی کارکنان رهنمون های استخدام و اخراج، بازنگری های عملکرد کارکنان
  • اداره ی کارکنان رهنمون های استخدام و اخراج، بازنگری های عملکرد کارکنان

 

4) قیود: یک قید، یک محدودیت اجرایی است که بر عملکرد پروژه اثر می گذارد . برای مثال یک بودجه ی از پیش تعیین شده محدودیتی است که به احتمال بسیار انتخاب های مربوط به محدوده، تأمین نیروی انسانی و زمان بندی تیم را محدود می کند . معمولاً هنگامی که پروژه در قالب پیمان اجرا می شود، شرایط پیمان قید می باشند.

 

 

 

5) مفروضات: مفروضات عواملی هستند که در برنامه ریزی، صحیح، واقعی یا قطعی تلقی می شوند . مفروضات بر تمام جنبه های برنامه ریزی پروژه اثر می گذارند و بخشی از تفصیل فراینده ی پروژه هستند . تیم های پروژه به عنوان بخشی از فرایند برنامه ریزیشان مکرراً مفروضات را شناسایی، مستند و اعتبارسنجی می کنند . برای مثال اگر تاریخ حاضر شدن یک فرد کلیدی قطعی نباشد، ممکن است که تیم پروژه تاریخ شروع خاصی را فرض نماید . مفروضات معمولاً متضمن درجه ای از ریسک می باشند.

 

2-1 ابزارها و تکنیک‏های تکوین برنامه مدیریت پروژه

 

1) متدولوژی برنامه ریزی پروژه: یک متدولوژی برنامه ریزی پروژه رویکردی نظام یافته است که به منظور راهنمایی تیم پروژه در حین تکوین برنامه ی پروژه مورد استفاده قرار می گیرد . ممکن است این متدولوژی به سادگی فرم ها و الگوهای استاندارد ( کاغذی یا الکترونیکی، رسمی یا غیررسمی) یا به پیچیدگی مجموعه ای از شبیه سازی های مورد نیاز( مثل تحلیل مونت کارلو از ریسک زمان بندی ) باشد. بیشتر متدولوژی های برنامه ریزی پروژه از ترکیب ابزارهای "سخت" همچون نرم افزار مدیریت پروژه و ابزارهای "نرم" همچون جلسات تسهیل کننده ی شروع کار استفاده می کنند.

 

1) مهارت ها و دانش ذینفعان: هر یک از ذینفعان مهارت ها و دانشی دارند که می تواند در تکوین برنامه ی پروژه مفید واقع شود . تیم مدیریت پروژه باید محیطی ایجاد نماید که ذی نفعان بتوانند در آن به نحوی شایسته مشارکت نمایند کسی که مشارکت می کند، چیزی که در آن مشارکت می کنند و زمانی که مشارکت می کنند، متفاوت می باشد. برای مثال:

 

 

 

  • در اجرای یک پروژه ساختمانی در قالب یک پیمان قیمت مجموع، مهندس حرفه ای هزینه هنگام تعیین شدن مبلغ پیمان در جریان آماده سازی طرح پیشنهادی، در هدف سود آوری مشارکت گسترده ایخواهد داشت.
  • در پروژه ای که تأمین نیروی انسانی آن پیشاپیش تعریف می گردد، ممکن است که شرکت کنندگان منفرد در جهت تحقق اهداف زمان بندی و هزینه از طریق بازنگری منطقی بودن برآوردهای هزینه و زمان بندی به طور چشم گیری مشارکت نمایند.

 

3) سیستم اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS)

 

یک سیستم اطلاعات مدیر پروژه شامل ابزارها و تکنیک هایی است که به منظور جمع آوری، یکپارچه سازی و انتشار خروجی های فرایندهای مدیریت پروژه مورد استفاده قرار می گیرد . این سیستم برای پشتیبانی از همه ی ابعاد پ روژه از آغاز تا پایان استفاده می شود و می تواند هر دو سیستم دستی و خودکار را شامل شود.

 

4) مدیریت ارزش کسب شده: تکنیکی که به منظور یکپارچه سازی منابع، زمان بندی و محدوده ی پروژه و جهت اندازه گیری و گزارش دهی عملکرد پروژه از آغاز تا پایان مورد استفاد ه قرار می گیرد.

 

3-1 خروجی‏های برنامه تکوین مدیریت پروژه

 

1) برنامه ی پروژه: برنامه ی پروژه سندی رسمی و تأیید شده است که به منظور مدیریت بر اجرای پروژه استفاده می شود . زمان بندی پروژه تا ریخ های برنامه ریزی شده ی انجام فعالیت ها و تحقق وقایع اصلی تعیین شده در برنامه ی پروژه را فهرست می کند . برنامه و زمان بندی پروژه باید به همان گونه که در برنامه ی مدیریت ارتباطات تعریف شده، توزیع شوند (مثلاً ممکن است که مدیریت سازم ان اجرایی به پوشش وسیع با تفصیل کم نیاز داشته باشد، در حالی که ممکن است یک پیمانکار به تفصیلات کامل در مورد یک موضوع واحد نیازمند باشد.) در برخی حوزه های کاربردی از اصطلاح برنامه ی یکپارچه ی پروژه به منظور ارجاع دادن به این سند استفاده شده است.

 

می بایست بین برنامه ی پروژه و مبانی اندازه گیری عملکرد پروژه تفاوت مشخصی قائل شد. برنامه ی پروژه سند یا مجموعه ای از اسناد است که می بایست انتظار داشت در گذر زمان با دسترسی به اطلاعات بیشتر در مورد پروژه تغییر کند .مبانی اندازه گیری عملکرد معمولاً فقط به صورت ادواری و عموماً فقط در واکنش به یک تغییر تأیید شده ی محدوده ی کار یا دستاورد تغییر می کنند.

 

روش های بسیاری برای سازماندهی و ارائه ی برنامه ی پروژه وجود دارد، ولی این برنامه به طور معمول شامل کلیه ی موارد زیر می شود:

 

 

 

  • منشور پروژه
  • شرحی از رویکرد یا راهبرد مدیریت پروژه ( خلاصه ای از برنامه های منفرد مدیریت از سایر حوزه های دانش)
  • بیانیه ی محدوده که شامل اهداف پروژه و دستاوردهای پروژه می باشد
  • ساختار شکست کار به عنوان یک سند پایه ی محدوده تا سطحی که کنترل در آن اعمال می شود
  • برآوردهای هزینه، تاریخ های شروع و پایان زمان بندی شده ( زمان بندی ) و تخصیص مسؤولیت ها برای هر دستاورد درون ساختار شکست کار تاسطحی که کنترل در آن اعمال می شود.
  • مبانی اندازه گیری عملکرد برای هزینه، زمان بندی و محدوده ی فنی؛ یعنی، مبنای زمان بندی ( زمان بندی پروژه ) و مبنای هزینه ( بودجه ی پروژه ی مرحله بندی زمانی شده. )
  • وقایع اصلی عمده و تاریخ های هدف هر کدام.
  • نیروی انسانی کلیدی یا مورد نیاز و تلاش و یا هزینه ی مورد انتظار آنها.
  • برنامه ی مدیریت ریسک، شامل: ریسک های کلیدی با محدودیتها و مفروضات، واکنش های برنامه ریزی شده و اقتضائات ( در جای مقتضی ) برای هر کدام.
  • برنامه های فرعی مدیریت.

 

موضوعات در جریان و تصمیمات معلق بسته به نیازهای پروژه ی خاص، سایر خروجی های برنامه ریزی پروژه باید در برنامه ی رسمی لحاظ شوند . برای مثال برنامه ی پروژه ی یک پروژه ی بزرگ معمولاً شامل یک نمودار سازمانی پروژه می باشد.

 

2) تفصیل پشتیبان

 

  • تفصیل پشتیبان برنامه ی پروژه موارد زیر را شامل می شود:
  • خروجی هایی از سایر فرایند های برنامه ریزی که در برنامه ی پروژه لحاظ نشده اند
  • اسناد و اطلاعات دیگری که در حین تکوین برنامه ی پروژه تهیه شده اند ( مثل قیود و مفروضاتی که پیش از این معلوم نبوده اند. )
  • اسناد فنی، مثلاً پیشینه ای از همه ی الزامات، مشخصه ها و طرح های مفهومی
  • مستند سازی استاندارد های مرتبط
  • مشخصه هایی از برنامه ریزی اولیه ی توسعه ی پروژه.
  • این اطلاعات می بایست بسته به نیاز به منظور تسهیل استفاده ی از آندر حین اجرای پروژه سازماندهی گردند.

 

در قسمت بعد به توضیح ادامه فرآیندهای اصلی مدیریت یکپارچگی خواهیم پرداخت.

 

فرستاده شده توسط: مهسا خانمحمدی

 

 

 

 

نوشتن دیدگاه


تصویر امنیتی
تصویر امنیتی جدید