اهمیت استراتژیک مدیریت پروژه سازمانی

امتیاز کاربران
ضعیفعالی 

بسیاری از دفاتر مدیریت پروژه (PMO) به دلیل آنکه بر پایه ی بخش ها یا قسمت ها و نه تمام سازمان پایه گذاری شده اند در تعیین اولویت های استراتژیک خود موفق نمی باشند. که این امر منجر به کاهش گستره ی اثرگذاری آن ها شده و حمایت شرکت را محدود می نماید. تحقیقات نشان می دهد که دفاتر مدیریت پروژه در سطح استراتژیک سازمانی به نسبت سطح بخش ها اثر گذار تر هستند.

بر طبق نتایج یک تحقیق 57 درصد مصاحبه شوندگان سازمان بیان کردند که تمام سطوح سازمان جهت های حرکت دفتر مدیریت پروژه را شامل نمی شوند. گرچه 60 درصد از آن هایی که دفتر مدیریت پروژه را سرپرستی می کردند نظری خلاف این امر داشتند. این نتایج حاکی از آن است که دفاتر مدیریت پروژه در حیطه ی کاری خود بسیار کارآمد می باشند در حالی که خارج از حوزه ی نفوذ قادر به اثر گذاری موثر نمی باشند. بنا بر این این نوع دفاتر قادر به تاثیر گذاری روی کل سازمان نمی باشند.

بررسی دفاتر سنتی مدیریت پروژه (PMO) در مقایسه با نمونه ی به روز و گسترده تر آن ها که سطح کل سازمان یا تشکیلات اقتصادی را شامل می شود به درک کامل تری از مسئله و نزدیک شدن به دفتری در سطح کل سازمان کمک می نماید.

دفتر سنتی مدیریت پروژه (PMO)

اغلب دفاتر مدیریت پروژه سنتی در قسمتی از سازمان خود قرار گرفته اند. این نوع دفاتر عموما به بخش های IT و یا مهندسی واگذار می شوند. از آن جا که ای گونه دفاتر برای تحت شعاع قرار دادن کل سازمان تدوین نگشته اند لذا تلاش دائمی آن ها حفظ جهت استراتژیک تبیین شده برای آن ها می باشد. این مسئله از آن جهت است که بیش تر دفاتر آغاز به کاری با خط مشیی در جهت غالب افراد داشته اند. آن ها معمولا با فرد یا گروهی از افراد که نیازی به اعمال کنترل بیشتری بر سبدهای پروژه می دیدند آغاز به کار کرده اند. این امر باوجود اینکه بر پایه قصد مناسبی ایجاد شده ولی منجر به کاهش هدایت و کنترل مدیریت می گردد.

طبق تحقیقات، تلاش های اولیه ی دفتر مدیریت پروژه معمولا شامل ارائه هایی در جهت بهبود آگاهی های بخش و تدارک آموزش هایی برای تیم مدیریت به منظور تضمین درک آن ها می گشت. عموما این دفاتر به موفقیت هایی در حیطه ی کاری قسمت یا بخش خود می رسیدند.

موفقیت این دفاتر هنگامی که قادر به دریافت هزینه یا کمک مالی (sponsorship) برای کارهای اجرایی شان بودند افزایش می یافت. در حقیقت تحقیقات لزوم این امر را حیاتی نشان داده و فقدان آن را یکی از علل حیاتی در شکست دفاتر مدیریت پروژه بر می شمرند.

دفتر مدیریت پروژه ی سازمانی (Enterprise PMO)

تحول بعدی دفتر مدیریت پروژه هنگامی روی می دهد که وارد بخش سازمانی کسب و کار می شود. این امر به دفاتر کمک می کند تا از این امر اطمینان حاصل کنند که تمامی پروژه ها بر مبنای استراتژی چینش شده برای رسیدن به اهداف سازمان حرکت می کنند. چنین دفاتری بیش تر مستعد دریافت کمک مالی برای کارهای اجرایی می باشند. پس از این توضیحات نتیجه می گردد که مدیریت پروژه ها باید بر مبنای استراتژی های سازمانی و نه استراتژی بخش ها باشد.

مدیر ارشد تیم می تواند با مقید کردن تمامی تیم های پروژه به قبول فرآیندها، ابزار ها و قالب های دفتر مدیریت پروژه ی سازمانی به ایجاد و تشریح نوعی تعهد در سازمان بپردازد. این دفتر باید از جهت گیری تمامی پروژه ها در راستای استراتژی های سازمان اطمینان حاصل نماید. مسئولان اجرایی ارشد افرادی هستند که بیشترین درک را از چگونگی تاثیر این دفتر بر سازمان به عنوان یک کل و همچنین هر یک از بخش ها و مشتریان آن ها دارند.

در برخی سازمان ها دفتر مدیریت پروژه سازمانی اقدام به نظارت و سرکشی به مدیریت پروژه های مرتبط از لحاظ استراتژیک می نماید. در سازمان های بزرگ تر این دفتر دارای دفاتر مدیریت پروژه ی مختلفی (PMO) که مستقیما به آن گزارش می دهند خواهند بود. این مسئله EPMO را قادر می سازد تا بر طبق برنامه ی استراتژیک سازمان اقدام به تنظیم پروژه های بخش های مختلف و پروژه های سازمانی و مدیریت تقدم پروژه ها و تخصیص منابع نماید. شکل زیر نمونه ای از ساختار EPM را نمایش می دهد.

Pic01

اقتباس از: pmhut.com

فرستاده شده توسط: ایمان ناطقی

نوشتن دیدگاه


تصویر امنیتی
تصویر امنیتی جدید