هدف، اصل اول از اصول دمینگ، بخش 2

امتیاز کاربران
ضعیفعالی 

 

ایجاد و انتشار اهداف و مقاصد برای سازمان

مدیریت باید تعهد دائمی خود را نسبت به این اهداف، نشان دهد و همچنین  لازم است كه این اهداف سرمایه‌گذاران، كاركنان، جامعه و فلسفه كیفیت را شامل گردند. این اهداف ثابت نیستند ودائماً در حال تغییر هستند و لذا باید از مشاركت همه افراد سازمان بوجود آیند. همچنین سازمانها باید نگرشی درازمدت، حداقل برای 10 سال داشته باشند و با تعیین اهداف بلند مدت، برای بقا برنامه‌ریزی كرده و برای دستیابی به این اهداف، منابعی را به امور تحقیق و آموزش مستمر اختصاص دهند. در انتها لازم است نوآوری درسازمان گسترش یابد.

“ اگر تفكرناب مسیر برگزیده شده  یك سازمان باشد، باید تمام استراتژی‌های دیگر در راستای پیاده‌سازی تفكر ناب به كار گرفته شوند. داشتن مسیرهای زیاد خوب نیست و نیروهای انسانی را دچار سرگردانی خواهد كرد و منافع بدون برنامه خاصی از بین خواهند رفت. مفهوم بهبود محصولات و خدمات، در ارتباط با اصل اول تفكرناب «تعریف ارزش»، می‌باشد.

ارزش به آنچه كه مشتری می‌خواهد و نیاز دارد مربوط می‌باشد. اولین گام در یك استراتژی ناب مشخص كردن ارزشی است كه برای مشتریان فراهم می‌گردد و بطور مستمر به منظور رشد و پیشرفت سازمان بهبود داده می‌شود.”

 

دلایل بسیاری برای اثبات ضرورت تعریف و تعیین هدف و اهمیت ویژه آن در برنامه ریزی وجود دارد که تنها به چند مورد از آن ها اشاره می شود.

تعیین مسیر حرکت سازمان

از جمله دلایل ضرورت تعیین هدف در سازمان این است که هدف ها، تعیین کننده جهت حرکت سازمان و روشن کننده مسیر تلاش های افراد و کارکنان سازمان می باشند؛ و سازمان ها و افراد بدون داشتن هدف ، مبهوت و سر در گم می مانند و در برابر تغییرات محیطی ، دست به تلاش و فعالیت می زنند، بدون این که بدانند واقعا در پی کسب چه چیزی هستند. با تعیین هدف ها، افراد و سازمان ها می توانند عوامل انگیزشی را تعیین ، و منبع الهام بخش را مشخص نمایند. این کار به آن ها کمک می کند تا بر موانع و محدودیت هایی که بر سر راه آن هاست پیروز شوند.

بر این اساس ، اگر اهداف روشن و مشخصی وجود داشته باشد، افراد و سازمان ها انگیزه بیش تری برای تلاش و کوشش برای رسیدن به آن هدف خواهند یافت.

تمرکز تلاش ها

هر شخص یا سازمان ، منابع و امکانات محدودی دارد که می تواند برای رسیدن به یک هدف و یا دسته ای از اهداف به کار بندد. با انتخاب یک هدف ، یا مجموعه ای از هدف های وابسته و مرتبط، می توان راه به کار گیری این منابع کمیاب را مشخص کرده و اولویت ها را تعیین نمود.
وقتی که هدف های معین و روشنی برای سازمان تعریف شود، مسیر حرکت سازمان روشن شده و تمام تلاش ها معطوف به آن اهداف می شود، و فعالیت های سازمان در جهت دستیابی به اهداف مورد نظر متمرکز خواهد شد. تمرکز تلاش ها و فعالیت ها به منظور دستیابی به اهداف خاص ، سازمان را از سر در گمی و پراکنده کاری نجات می دهد، و راه روشنی را برای حرکت آن مشخص خواهد کرد.
سازمان ها با محدودیت های مختلفی مواجه هستند؛ مثل محدودیت منابع و امکانات ، محدودیت نیروی انسانی ، محدودیت زمانی و محدودیت های دیگر، که هر کدام به نوعی سازمان را با مشکل مواجه کرده و ضرورت روشن شدن اهداف و مسیر حرکت سازمان را نمایان می سازند.

بنابراین ، لازم است که سازمان ، اهداف روشن و مشخصی را برای خود تعیین و تعریف کند، و تمام فعالیت های کارکنان خود را در جهت دستیابی به آن هدف ها سوق دهد.

 

تعیین چارچوب برای تصمیم گیری

تعریف و تعیین اهدافی روشن و مشخص برای سازمان باعث خواهد شد که مدیران سازمان ، مبنای مشخصی برای تصمیم گیری های خود داشته باشند. اگر مدیران سازمان ، چارچوبی روشن برای تصمیم گیری ترسیم کنند، از گام نهادن در تاریکی و سر در گمی نجات یافته ، تصمیمات مناسب و مطلوبی اتخاذ خواهند کرد، و از این رهگذر سازمان را به سوی موفقیت و پیشرفت ، رهنمون خواهند شد.

تعیین میزان پیشرفت

یک هدف روشن و قابل سنجش که مهلت مشخصی هم داشته باشد، به صورت یک استاندارد عملکرد در آمده ، و به افراد و مدیران این امکان را می دهد که میزان پیشرفت خود را ارزیابی نمایند. از این رو، اهداف ، بخش ‍ اصلی فرایند کنترل هستند؛ یعنی همان فرایندی که اطمینان می دهد که فعالیت ها و برنامه ها در جهت دستیابی به اهداف قرار دارند.
هدف های سازمانی به صورت معیار و استانداردی عمل می کنند که می توان به وسیله آن ها، میزان پیشرفت و موفقیت سازمان و کارکنان آن را ارزیابی و اندازه گیری کرد.

 

سازمان بايد دو نوع هدف مختلف داشته باشد: کوتاه مدت و بلندمدت.

اهداف کوتاه مدت اهدافي هستندکه سازمان سعي دارد تا ظرف حدود يک يا دو سال به آنها دست يابداهداف بلند مدت ‌اهدافي هستند که سازمان سعي دارد تا در مدت حدود سه تا پنج سال به آنها برسد.

اين دو نوع هدف سازماني از جهاتي مهم با هم تفاوت دارند. آشکارترين تفاوت آنها مدت زماني است‌که در طي آن سازمان سعي بر نيل به هدف دارد.

 تفاوت مهم ديگر بين اين اهداف،‌ويژگي در نظر گرفته‌شده براي آنهاست؛ به طور کلي، اهداف کوتاه مدت درباره‌ي اين‌که چه کسي اهداف را محقق مي‌سازد؟؛ دقيقاً چه کارهايي بايد انجام پذيرد؟؛ چه موقع اين کارها بايد انجام شود و در کدام زمينه‌ي سازماني قرار گيرد؟؛ به‌گونه‌اي ويژه و مفصل بحث مي‌کنند.

ويژگي‌هاي اهداف سازماني با کيفيت بالا:‌

اهداف سازماني به نوعي در تمام سازمان‌هاي مدرن وجود دارد. کيفيت اهداف تا حد زيادي مشخص‌کننده‌ي آن است‌که اين اهداف در عمل چقدر مفيدند. دستورالعمل ها با گذشت زمان توسعه مي‌يابند، تا مديران را در توسعه‌ي اهداف سازماني با کيفيت بالا‌ ياري دهند. هدفي را که بر مي گزينيد بايد داراي ۵ ويژگي باشد. درصورتي‌كه اولين حرف هر يک از کلمات اين پنج ويژگي راباهم ترکیب کنیم،به واژه ی  SMART به معنی هوشمند می رسیم.

يعني اگر هدفي را که انتخاب مي کنيد داراي ويژگي هاي زير باشد به نحو هوشمندي کنترل امور را به دست خواهيد گرفت. به عبارت ديگر سيستم عامل هوشمند جهان هستي، امکان اجرا شدن فرايند موفقيت را در صورتي مي دهد که برنامه آن را به درستي نصب کرده باشيم!!!

در اينجا به اختصار به توضيح هر كدام مي‌پردازيم.

مديران بايد اهداف سازماني‌اي را توسعه دهند که ويژه (spacefic) باشند. اهداف ويژه دقيقاً مشخص مي‌کنند که چه کاري بايد انجام شود؛‌چه کسي بايد آن را انجام دهد و در چه چارچوب زماني بايد انجام شود. ويژه بودن ،‌مانع سردرگمي در اهداف مي‌شود و اطمينان مي‌دهدکه تمام اعضاي سازمان مي دانند و درک مي‌کنند که از آنها چه انتظاري مي رود؛

به طور کلي،‌هرچه هدف ويژه‌تر باشد،‌براي مديريت ساده‌تر خواهد بود که استراتژي‌هاي تضمين‌کننده‌ي تحقق آن هدف را توسعه دهد. اهداف ويژه با کيفيت بالا‌، در واقع مبنايي هستند که مديريت نياز دارد تا براساس آنها استراتژي‌هاي مناسب سازماني را تدوين نمايد.

   همان‌طور كه مي‌دانيد كاري انجام خواهد شد كه اندازه گرفته شود.مديران بايد اهداف سازماني‌اي را تنظيم نمايندکه قابل‌اندازه‌گيري(Measurable)  بوده و به سطح تلا‌ش مطلوبي نياز داشته باشد.

  • اگر نتوانيم نتايج را اندازه بگيريم نمي توانيم موفقيت را از شكست تميز دهيم.
  • اگر نتوانيم موفقيت‌ها را شناسايي كنيم نمي‌توانيم به آنها پاداش دهيم.
  • اگر نتوانيم به موفقيت پاداش دهيم احتمالاً به شكست پاداش خواهيم داد.
  • اگر نتوانيم موفقيت را شناسايي كنيم نميتوانيم از آن بياموزيم.
  • اگر نتوانيم شكست هاي خود را تشخيص دهيم هيچگاه نميتوانيم اشتباهاتمان را اصلاح كنيم.
  • اگر نتوانيم موفقيت هاي خود را اثبات كنيم نميتوانيم حمايت ديگران را جلب كنيم.

هدف قابل اندازه‌گيري( که گاه هدف عملياتي نيز ناميده مي‌شود) بايستي به گونه‌اي بيان شود که تلا‌ش براي رسيدن به آن بتواند با خود هدف مقايسه شود تا معلوم گردد آيا واقعاً تلا‌ش به هدف رسيده است يا خير. سردرگمي درباره‌ي اين‌که آيا هدفي محقق شده است يا نه، معمولا‌ً به ايجاد روابط ضعيف بين مديريت و کارکنان منجر مي شود و به سرعت هدف سازماني را به خسارت و عدم منفعت تبديل مي‌کند. دقت زياد در طراحي اهداف به منظور جلوگيري از اين پيامد زيان‌بار، ارزش وافري دارد.در ادمه بايستي بيان نماييم كه اهداف بايد در حد کافي در سطح بالا‌ تنظيم شوند ‌به نحوي که کارکنان به گونه‌اي خود را ترقي دهند تا به اين اهداف برسند.

از سوي ديگر، اهداف نبايد بيش از حد انتظار بالا‌ و عالي در نظر گرفته شوند که کارکنان مأيوس شوند و از کوشش باز بمانند. اهدافي که توانايي کارکنان را به مبارزه بطلبند،‌معمولا‌ً جالب‌تر و با انگيزه‌ترند ‌تا اهدافي که به سهولت قابل دست‌يابي باشند.

تمام اعضاي مديران بايد اهداف سازماني‌اي را برقرار کنندکه دست‌يافتنــــــــــــيachivable باشند.سازمان ها بايد اهداف سازماني را تحقق‌پذير بپندارند. کارکناني که دست‌يابي به اهداف را ناممکن مي دانند ممکن است کلا‌ً از اهداف (به عنوان نشانگري که بايد براساس آن زمان و تلا‌ش خود را به کار گيرند) چشم‌پوشي نمايند.

 

مديران بايد اهداف سازماني‌اي را برقرار کنندکه واقع بينانه(Realistic) باشند. يعني هدف بايد قابل رسيدن (قابل انجام) ، مناسب و متناسب با توانمندي ها و استراتژيها ، اما چالش برانگيز باشد . يك هدف واقعي ، متناسب با خواستن و توانستن شما طراحي مي شود. اهداف بايد شما را در معرض امتحان قرار دهند و ايجاد انگيزش كنند ، براي ايجاد انگيزش مي توان از سئوال زير كمك گرفت:

 

- چرا مي خواهيم به هدف دست يابيم ؟

 

براي فهميدن اين‌كه آيا هدف هاي تعيين شده واقع بينانه هستند يا نه ، مي توان پرسيد :

 

- آيا چيزي مشابه آن هدف ها را در گذشته انجام داده‌ايم ؟

 

- يا اين‌كه از خود بپرسيم چه شرايطي براي انجام اين هدف‌ها وجود دارند ؟

 

مديران بايد اهداف سازماني‌اي را برقرار کنندکه محدود به زمان - حاوي زمان بندي (Timely) باشند. قرار دادن مهلت زماني براي فعاليت‌هايي كه الزاما واقع بينانه ، قابل دسترسي و قابل اندازه گيري باشند . محدود به زمان بودن به معني توسعه‌دادن و پرورش‌دادن چارچوب‌هاي زماني‌اي كه به شما اجازه مي‌دهند كه به همان خوبي كه هدف‌ها زمان‌بندي شده‌اند ، به اهداف برسيد. بدون تعيين محدوديت زماني ضرورتي براي انجام هدف احساس نخواهد شد .

در ادمه اضافه مي‌نماييم كه مديران بايد اهداف سازماني را برقرار کنند که انعطاف پذير نيز باشند. اهداف بايد با اين درک برقرار شوند که ممکن است نياز به اصلا‌ح داشته باشند. اهداف معمولا‌ً با تغيير محيط سازماني، دچار دگرگوني مي‌شوند. مديران بايد آگاه باشند که اهداف مي‌توانند تغيير يابند. آنان بايد به طور مداوم محيط سازماني را ارزيابي کنند تا دريابند که چه موقع بايد در اهداف سازماني تغيير صورت گيرد. همچنين بايد تمام اعضاي سازمان را تشويق کنند تا انديشه‌ي خويش را در خصوص چنين تغييراتي( اگر فکر مي‌کنند تغيير مورد نياز است) مطرح نمايند.

ادامه دارد

فرستاده شده توسط: یاشار نورپور

 

 

نوشتن دیدگاه


تصویر امنیتی
تصویر امنیتی جدید